Zwischen Work 4.0 und agiler Arbeit wird ein Thema ganz groß geschrieben: Flexibilität ist das A und O, um auf die sich schnell wandelnden Rahmenbedingungen des Marktes reagieren zu können.

Diese Flexibilität beginnt nicht zuletzt am Arbeitsplatz Ihrer Mitarbeiter. Viele Unternehmen bemühen sich, flexible Arbeitsformen zu ermöglichen. Da dürfen sich die Mitarbeiter über höhenverstellbare Schreibtische, Ruheräume und Kommunikationsecken freuen. Für Start-ups, die sich aus dem Nichts einrichten, ein tolles Experimentierfeld. Aber wie steht es um alteingesessene Unternehmen in ihren traditionellen Büros und Office-Gebäuden?

Nun, auch diese können die Flexibilität in ihren Räumen optimal erhöhen.

Falsch gedacht!

Die erste Reaktion auf den Wunsch nach mehr Flexibilität und moderner Raumgestaltung kann ich gut nachvollziehen, doch sie ist leider oft die falsche: Ein Komitee wird gebildet oder eine zuständige Führungskraft beziehungsweise ein verantwortlicher Bereichsleiter benannt und dann – ja, dann entscheiden diese offiziell eingesetzten Personen, was die Mitarbeiter des Unternehmens brauchen, um flexibel zu arbeiten. Schön von oben nach unten. Schön alle über einen Kamm geschoren.

Was dabei entsteht, ist vergleichbar mit der Entwicklung in manchen Städten. Da entwerfen renommierte Architekten hochmoderne und bis ins Detail durchdesignte Stadtviertel – und am Ende gehen Touristen wie Einheimische doch lieber in der wenig modernen Altstadt flanieren und bummeln. Sie sehen: Auch Flexibilität am Arbeitsplatz braucht ihren Charme, ihre Atmosphäre. Da hilft es wenig, wenn eine beauftragte Führungskraft jeder Abteilung ein einheitliches Raumkonzept überstülpt, das in der Theorie zu jeder Menge Flexibilität anregt. Coolness und von oben diktierte Konzepte allein machen noch keine Flexibilität.

Ein Plädoyer für das Chaos

Warum also verfallen nach wie vor so viele Unternehmen dem Impuls, Flexibilität top-down einführen zu wollen? Ich meine, sie fürchten sich vor der Alternative: alle Mitarbeiter mitgestalten und mitbestimmen zu lassen.

Das schreit nach Basisdemokratie, nach Chaos, nach einem Durcheinander, bei dem Sie es am Ende ja doch nicht allen recht machen können. Kein Wunder erscheint das vorgegebene Raumkonzept für mehr Flexibilität hier als die sicherere Variante.

Genau an der Stelle möchte ich Ihnen jedoch widersprechen. Wenn ich bei meinen Coachings Unternehmer und Führungskräfte berate, dann mache ich mich stark für die Mitgestaltung durch alle Mitarbeiter. Und ich gehe sogar noch ein Stück weiter: Im Idealfall dürfen Ihre Mitarbeiter nicht nur mitentscheiden, welche Räume sie für ihre Flexibilität benötigen, sondern dürfen und können sie sogar ein Stück weit mit einrichten.

How to reset this space

Denn Flexibilität beim Arbeiten richtet sich für mich am optimalen

Leistungsumfeld für die Arbeitenden aus. Sie sind diejenigen, die in Ihren Räumen Leistung erbringen sollen. Also sollten Sie auch auf sie eingehen.

Dass sich die Bedürfnisse der Nutzer innerhalb eines Projektes oderinnerhalb eines gewissen Zeitraumes verändern, ist selbstverständlich. Auch die Menschen selbst verändern sich mit dem Lauf der Zeit. Es ist diese Flexibilität, die Räume aufgreifen und widerspiegeln müssen.

Entsprechend wenig hilft es, eine bestimmte Form der Flexibilität langfristig zu verordnen. Meine Erfahrung in verschiedenen Unternehmen hat mir gezeigt, dass Betriebe für eine gelebte Flexibilität eine gewisse Vielfalt und Lebendigkeit erlauben müssen. Ein solches Beispiel für lebendige Räume habe ich an der Stanford D.School für Design Thinking in Kalifornien gesehen. Möbel und sonstige Einrichtungsgegenstände werden dort nur in einer Ecke der Räume zur Verfügung gestellt. Jede Arbeitsgruppe kann sich dann die Elemente herausgreifen, die sie aktuell benötigt. Am Ende des Tages werden die Räume mit Hilfe einer kleinen Anleitung an der Wand wieder in den ursprünglichen Zustand versetzt. Maximale Flexibilität eben.

Was hat das bewirkt?

Bevor Sie nun das Bedürfnis entwickeln, alle Möbel auf den Gang zu verbannen: Flexibilität können Sie auch im kleineren Rahmen in Ihrem Unternehmen fördern und ermöglichen. Google beispielsweise bietet seinen Mitarbeitern Kreativräume, in denen sämtliche Stromauslässe nicht, wie gewohnt, an den Wänden oder im Boden angebracht sind, sondern an der Decke. Über die verschiebbaren Steckdosen können die Mitarbeiter sich frei im Raum bewegen und werden in ihrer Flexibilität nicht durch fixe Auslässe eingeschränkt. Oder denken Sie nur an die klassische Lösung: Möbel auf Rollen. Auch damit ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern bereits ein wesentliches Maß an Flexibilität.

Wenn Sie also mit neuen Formen der Flexibilität in Ihrer Einrichtung und Ihren Räumen experimentieren wollen, dann empfehle ich Ihnen, mit kleinen Projektteams zu starten. Wählen Sie eine überschaubare Gruppe aus, der es sehr wahrscheinlich guttäte, in anderen Räumen und abseits der klassischen Schreibtischinsel zu arbeiten. Diese Gruppe darf sich anschließend in einem räumlich und zeitlich abgesteckten Rahmen ausprobieren, darf sich selbst einrichten und mit flexiblen Formen der Zusammenarbeit experimentieren.

Am Ende können Sie gemeinsam erörtern: Was hat die Flexibilität bewirkt? Holen Sie Mitarbeiter aus anderen Bereichen hinzu, denen Ihr Projektteam von seinen Erfahrungen berichten kann. Nun können Sie gemeinsam entscheiden, welche Anpassungen für andere Bereiche und Mitarbeiter sinnvoll sind, um deren Flexibilität zu erhöhen.

Ich wünsche Ihnen viel Freude beim flexiblen Experimentieren!

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